Déclaration de confidentialité

Multicall Business Services & Security NV (MBSS NV) attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et respecte votre vie privée. Dans la présente déclaration de confidentialité, nous vous fournissons des informations claires et transparentes sur les données que nous collectons et la manière dont nous les traitons dans le cadre du service checkinandoutatwork.

MBSS NV se conforme en tout temps à la législation et à la réglementation applicables, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela implique notamment que nous :

• traitons vos données à caractère personnel conformément à la finalité pour laquelle elles ont été fournies ;
• limitons le traitement aux seules données strictement nécessaires à ces finalités ;
• demandons votre consentement explicite lorsque celui-ci est nécessaire au traitement ;
• prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité de vos données à caractère personnel ;
• ne transmettons pas de données à caractère personnel à d'autres parties, sauf si cela est nécessaire à l'exécution des finalités pour lesquelles elles ont été fournies ;
• vous informons de vos droits concernant vos données à caractère personnel, et les respectons.

En tant que MBSS NV, nous sommes responsables du traitement de vos données à caractère personnel. Pour toute question ou contact à ce sujet : Multicall Business Services & Security NV (MBSS NV), Impestraat 23 boîte 3, B-9420 Erpe-Mere, 053 76 78 78, info@checkinandoutatwork.be.

Vos données à caractère personnel sont traitées par MBSS/checkinandoutatwork aux fins et sur les bases juridiques suivantes :

• Permettre aux collaborateurs d'enregistrer leur arrivée et leur départ sur leur lieu de travail et transmettre ces enregistrements à l'ONSS et en assurer le suivi (exécution du contrat / obligation légale du client).
• Confirmer, via le géorepérage, au moment de l'enregistrement d'arrivée ou de départ, que le collaborateur se trouve bien sur le lieu de travail indiqué (exécution du contrat).
• Traiter et assurer le suivi d'une demande de démonstration ou de devis (exécution du contrat / intérêt légitime).
• Finalités comptables (obligation légale).
• Envoyer des notifications sur le statut des déclarations (acceptées ou refusées) et sur les enregistrements manquants ou rejetés (exécution du contrat).

À ces fins, nous pouvons collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes :

• Données d'entreprise du client : numéro d'entreprise, nom de la personne de contact, adresse, numéro de téléphone et e-mail.
• Données d'identité personnelles des personnes de contact et des responsables : nom, prénom, e-mail et numéro de téléphone.
• Données des collaborateurs qui enregistrent leur arrivée ou leur départ : nom ou numéro d'identification, heure d'enregistrement d'arrivée/de départ, lieu de travail ou confirmation par géorepérage au moment de l'enregistrement, et le statut de la déclaration ONSS (acceptée, refusée, code d'erreur).
• Le certificat ONSS du client, utilisé pour signer les déclarations au nom du client.

Nous n'utilisons les données collectées que pour les finalités pour lesquelles nous les avons obtenues. Les données de localisation ne sont lues qu'au moment de l'enregistrement d'arrivée ou de départ ; il n'y a pas de suivi permanent en arrière-plan.

Les données que vous nous communiquez peuvent être transmises à des tiers si cela est nécessaire à l'exécution des finalités décrites ci-dessus. Nous faisons ainsi appel à des tiers notamment pour la gestion de l'environnement internet (hébergement web et environnement de gestion de contenu), l'infrastructure informatique, l'ONSS (pour la déclaration obligatoire elle-même) et, le cas échéant, le secrétariat social du client (moyennant consentement).

Nous ne transmettons jamais de données à caractère personnel à d'autres parties avec lesquelles nous n'avons pas conclu de convention de sous-traitance. Avec ces sous-traitants, nous prenons les dispositions nécessaires pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel. Nous ne transmettrons pas les données que vous nous avez fournies à des tiers, sauf si la loi l'exige et l'autorise.

MBSS NV ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle elles ont été fournies, ni plus longtemps que la loi ne l'exige. L'historique des positions des enregistrements d'arrivée et de départ est conservé pour une durée courte et paramétrable, conformément à la politique de confidentialité GPS que le client peut lui-même configurer. Les autres données à caractère personnel sont conservées au maximum 5 ans après leur dernière utilisation, sauf disposition légale contraire (pièces comptables : 7 ans).

Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre tout traitement illicite, notamment :

• toutes les personnes qui, au nom de MBSS NV, peuvent prendre connaissance de vos données sont tenues à la confidentialité de celles-ci ;
• nous appliquons une politique de nom d'utilisateur et de mot de passe sur tous nos systèmes ;
• nous pseudonymisons et assurons le chiffrement des données à caractère personnel lorsque nécessaire, y compris la conservation chiffrée des certificats ONSS ;
• nous effectuons des sauvegardes des données à caractère personnel afin de pouvoir les restaurer en cas d'incident ;
• nous testons et évaluons régulièrement nos mesures de sécurité ;
• nos collaborateurs sont informés de l'importance de la protection des données à caractère personnel ;
• chaque enregistrement est conservé dans une piste d'audit complète, avec une gestion des rôles et des droits d'accès.

Vous avez le droit de consulter, de corriger ou de faire supprimer les données à caractère personnel que nous avons reçues de vous. Afin de vérifier votre identité, nous pouvons vous demander de joindre une copie de votre carte d'identité ; rendez votre photo d'identité illisible et mentionnez qu'il s'agit d'une copie.

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel (ou d'une partie de celles-ci) par nous ou par l'un de nos sous-traitants. Vous avez également le droit de faire transférer les données que vous avez fournies vers vous-même ou, à votre demande, directement vers une autre partie.

Si vous avez une réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter directement via info@checkinandoutatwork.be. Vous avez en outre toujours le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, l'autorité de contrôle compétente en matière de protection de la vie privée en Belgique.

MBSS NV/checkinandoutatwork peut modifier la présente déclaration de confidentialité. Toute modification sera annoncée sur notre site internet.